מדדים תפעוליים לפרויקטים – הקמה ומדידה - חלק א'

צורך וחשיבות של מדידת פרויקטים

מדדים מייצרים לנו את היכולת להשוות בין רמות שונות של מאפיין מסויים בצורה אובייקטיבית.

בשלב הראשון למדידת הפרויקט נתמקד במאפיינים הטרוויאליים ביותר, מרכיבי "משולש הזהב" (לו"ז, תקציב ותכולה).

למה חשוב למדוד אותם?

ובכן, בארגונים בהם קיים ריבוי פרויקטים עתירי ידע, קיימת גם הדרישה מצד ההנהלה להיות מעודכנים בסטאטוסים של כלל הפרויקטים, ושל הפרויקטים האסטרטגיים בפרט. אם ניתן, בזמן אמת.
עם זאת, היות והמידע הוא רב ובחלקו הגדול מידע רך, קיים קושי בהצפתו למעלה בצורה מסודרת ומובנית.

כך גם קיים הצורך במיקוד ההנהלה בבעיות בפרויקטים, להרמת דגלים ולחיווי על דחיות משמעותיות, חריגות תקציב ושינויי תכולה.

כמובן שהמדדים, אשר מסתמכים על נתונים כמותיים ויבשים, לא יצביעו על כל נושא חשוב בפרויקט. יכול להיות שהיתה דחייה קטנה באבן דרך בעלת תאריך קשיח אשר ייצרה impact גדול מצד הלקוח או לחילופין דחייה גדולה אך לא משמעותית מצד הלקוח.
עם זאת, המדדים נותנים מענה יעיל מאוד לחלק ניכר מהנושאים, במידה והמדדים נבנו ע"פ אסטרטגיית החברה והמדידה מתבצעת נכון.

לאחר בניית מדדים לפרויקטים, הארגון יכול לקבוע יעדים מסויימים. קביעת יעד משמעותה מספר אליו יש לשאוף בתקופה מסויימת וגבולות חריגה סבירים ולא סבירים.

במאמר מוסגר אוסיף אזכור ל-"משושה הזהב", הגישה המקובלת יותר היום, הכוללת גם את נושאי האיכות, הסיכונים ושביעות הרצון של הלקוח, אשר חשיבותם לפרויקט גדולה מאוד. מדידת אלו תוזכר אף היא בהמשך.

הבדלה בין מדדים תפעוליים למדדים עסקיים

חשוב לעשות את ההבדלה בין מדד תפעולי (או פרויקטאלי) לבין מדד עסקי.

מדד עסקי מטרתו למדוד את תוצאות הפעילות העסקית המושפעת מהפרויקט, והוא בד"כ באחריות לקוחות הפרויקט, בעוד שמדד תפעולי/פרויקטאלי מטרתו למדוד את ההיבטים התפעוליים בהתנהלות הפרויקט, ביצוע משימות מול תכנון, בהיבטים שונים.

בלוג זה מתייחס למדדים תפעוליים/פרויקטאליים בלבד. אל המדדים העסקיים אתייחס בפוסט נפרד.

עקרונות יעדים אפקטיביים – S.M.A.R.T

כאמור, לאחר קביעת המדדים מתחיל תהליך של קביעת יעדים למדדים אלו.
אמנם בפוסט זה לא נצלול להיבטים שונים בהקמה נכונה של יעדים, אך מדובר בנושא בלתי נפרד. קיימים חומרים רבים על שיטות שונות לקביעת יעדים, בחרתי להציג בפניכם את עקרונות ה-S.M.A.R.T של פיטר דרוקר.

ע"פ עקרונות אלו, קיימים חמישה כללים להקמת יעדים יעילים ואפקטיביים:

Specific – הגדרה מדויקת, מקובלת וברורה של היעד

Measurable – שניתן למדוד אותם, קרי קיום ונגישות מידע כמותי

Achievable – שניתן לעמוד בהם. מהווים אתגר אך בהישג יד

Relevant – תואמים לאסטרטגיית החברה

Time Phased – הגדרת עמידה ביעד בזמן תחום

בחלק הבא

בחלק הבא יתוארו שיטות פרקטיות לחלופות לחישוב מדדי פרויקט תפעוליים ופירוט על משמעויות של חישוב כזה או אחר.